Layaknya sebuah Sistem Infomrasi Akademik lainnya, SIMATREN yang didedikasikan untuk membantu managemen pesantren dengan ciri-khas tersendiri, dan tentu mengikuti pola kepesantrenan.
Selain konsep kepesantrenan yang tertuang dalam sebuah sistem infromasi, SIMATREN juga menghadirkan beberapa fitur utama dan unggulan. Antara lain :
Fitur Bidang Personil [Data Utama/ Master]
- Tahun Ajaran [dapat disesuaikan dengan tahun hijriyah].
- Data Santri, berisi data santri yang cukup lengkap, yang nantinya juga akan menjadi profil bagi santri.
- Data Pengurus, berisi personil yang diangkat menjadi pengurus. Untuk data pengurus ini, SIMATREN memberikan akses khusus bagi pengurus tertentu, antara lain Admin, Bendahara Satu dan Bendahara Dua.
- Data Alumni, berisi data santri yang sudah boyong, data ini tentu sangat dibutuhkan pesantren untuk menyimpan data dan nama-nama alumni dari berbagai jenjang tahun ajaran.
Fitur Bidang Akademik
- Pembuatan Departemen / Kegiatan/ Komplek santi, misalnya “Hunian Santri”, “Bid. Pendidikan”, “Bid. Ubudiyah”, yang mana fungsinya sebagai klasifikasi dan kategorisasi santri.
- Pembuatan Sub Departemen, adalah klasifikasi lebih khusus dari Departemen. Misalnya, “Bid. Hunian Santri Bag. Komplek A””Bid. Pendidikan Bag. Musyawarah”, Bid. Ubudiyah Bag. Peraktik Ibadah”
- Label Sub Departemen, merupakan sub lebih rinci lagi dari Sub Departemen. Fungsinya, untuk menampung santri pada kategori tertentu. Misalnya, “Bid. Hunian Santri, Bag. Komplek A, Kamar 1 A”
- Pembuatan Mata Pelajaran, berfungsi untuk mendata pelajaran santri sesuai dengan kelas yang telah dibuat pada Departemen Tertentu. Selain itu, nantinya akan dibuat mendata nilai dari tiapmata pelajaran pada tiap semester.
Fitur Bidang Absensi
SIMATREN, berusaha menghadirkan fitur-fitur semaksimal mungkin agar dapat menyesuaikan dengan realita pondok pesantren. Oleh karenanya, salah satu fitur yang dirasa sangat diperlukan adalah Absensi.
Dalam Aplikasi ini, disediakan Absensi Umum dan Khusus [masih dalam pengembangan]. Absensi Umum, digunakan untuk mendata keberadaan santri di Pondok Pesantren yang dapat disetting pada tahun, tanggal dan hari tertentu.
Untuk mempermudah Absensi tersebut, SIMATREN menggunakan QRCode yang telah disesuaikan dengan data diri santri, berdasarkan nomor induk.
QRCode tersebut bisa dengan mudah didapat dari profil santri, dan dipasang pada kartu santri.
Fitur Bidang Keuangan
Untuk mempermudah bagian keuangan atau bendahara Pondok Pesantren, SIMATREN juga dilengkapi dengan sistem keuangan terpadu dengan memperhatikan transparansi keuangan. Dan berikut ini diantara fitur keuangan yang sudah dikembangkan :
- Data Rekening
- Data Tagihan dan Tunggakan
- Data Deposit dan Penitipan Uang Santri
- Data Tabungan Santri
- Data Kas Pesantren
Fitur Sistem Pelaporan
Salah satu kelemahan yang dialami banyak Pondok Pesantren adalah pada sistem pelaporan yang kurang rapi dan kadang belum lengkap.
Oleh karena itu, SIMATREN juga menyediakan sistem pelaporan terpadu dan cukup lengkap sesuai dengan fitur yang ada, antara lain :
- Pelaporan Data Santri, meliputi santri aktif dan sudah boyong
- Pelaporan Tunggakan Santri
- Pelaporan Deposit dan Penitipan Uang
- Pelaporan Tabungan Santri
- Pelaporan Kas Pesantren
Fitur Login User
Agar SIMATREN yang digunakan tidak disalahgunakan, serta setiap personil dapat mengakses sesuai peran dan status masing-masing, maka disediakan beberapa user yang bisa mangaksesnya.
- Admin
- Bendahara Satu
- Bendahara Dua
- Wali Santri/ Wantri
Seluruh user atau pengguna diatas memiliki halaman dan akses masing-masing yang memungkinkan seluruh user tidak bisa mengakses lainnya, kecuali admin yang memiliki akses lebih luas.
Kedepan, akan ada pengembangan sistem user yang lebih kompleks dan lengkap, seperti admin khusus departemen, serta user Pengasuh dan Alumni.